Kann der Arbeitgeber die Fahrtkosten für Familienheimfahrten steuerfrei ersetzen?

Fahrtkosten kann ein Arbeitnehmer sich vom Arbeitgeber ersetzen lassen oder von der Steuer absetzen. F�r den Arbeitgeber sind Fahrtkosten von Mitarbeitern als Betriebskosten steuerlich absetzbar.

Wenn ein Arbeitnehmer ein Bef�rderungsmittel benutzt, um dienstliche Wege zur�ckzulegen, entstehen ihm Fahrtkosten. Auf diesen Kosten soll er nicht sitzen bleiben. Wege, die durch die Arbeit veranlasst sind, lassen sich in drei F�lle unterteilen: 

1. Der t�gliche Weg in die Firma und zur�ck nach Hause.
2. Familienheimfahrten bei Wochenendpendlern (Doppelte Haushaltsf�hrung).
3. Wege zu Ausw�rtst�tigkeiten im Auftrag des Arbeitgebers.

Diese Fahrten kann der Arbeitnehmer entweder als Werbungskosten von der Steuer absetzen oder er bekommt sie vom Arbeitgeber erstattet.

1.T�gliche Fahrten zur regelm��igen Arbeitsst�tte (ab 2014 "erste Arbeitsst�tte")

Kosten f�r den Arbeitsweg setzt der Arbeitnehmer �ber die Pendlerpauschale ab. Daf�r ermittelt er die Entfernung zur Arbeitsstelle. Dann kann er f�r jeden Tag, an dem er die Arbeitsst�tte aufgesucht hat, pro Kilometer 30 Cent ansetzen, ab dem 21. Kilometer sind 35 Cent anzusetzen. Dabei z�hlt die Entfernung, nicht die gefahrenen Kilometer. Au�erdem muss der Arbeitnehmer den k�rzesten Weg w�hlen. Wer einen l�ngeren Weg w�hlt, muss sich auf Nachfragen seines Finanzamtes einstellen und genau begr�nden k�nnen, warum der l�ngere Weg beispielsweise die Fahrtzeit verk�rzt. Arbeitnehmer k�nnen die Pendlerpauschale nur bis zu einer H�he von 4.500 Euro im Kalenderjahr in Anspruch nehmen. Das hat der Gesetzgeber in � 9 Abs. 1 Nr. 4 EStG so geregelt. 

2. Familienheimfahrten bei doppelter Haushaltsf�hrung 

Wer weit weg vom eigentlichen Wohnsitz arbeitet, kann ebenfalls die Pendlerpauschale in Anspruch nehmen. Der Arbeitnehmer kann in diesem Fall eine Heimfahrt pro Woche von der Steuer absetzen. Voraussetzung: Er muss eine doppelte Haushaltsf�hrung gemeldet haben. Auch hier gilt die einfache Entfernung. Der Anspruch gilt auch, wenn in Wirklichkeit gar keine Fahrtkosten entstanden sind, weil der Wochenendpendler beispielsweise eine kostenlose Mitfahrgelegenheit hat. Das hat im April 2013 der Bundesfinanzhof (BFH) entschieden (Az. VI R 29/12).

Achtung! �bernimmt der Arbeitgeber die Fahrtkosten, geht auch der Steuervorteil auf ihn �ber. Der Arbeitgeber kann in diesem Fall keine Pendlerpauschale mehr absetzen. 

3. Fahrtkosten im Rahmen einer Ausw�rtst�tigkeit

Dienstfahrten �bernimmt in der Regel der Arbeitgeber. Fahrtkosten seiner Mitarbeiter sind als Betriebsausgaben steuerlich absetzbar. Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer die realen Kosten ersetzen, die diesem entstehen, wenn er f�r Dienstfahrten sein eigenes Auto benutzt. Er kann aber auch mit Kilometerpauschalen arbeiten. Das ist der einfache Weg, der sich durchgesetzt hat. 

Standardisierte Kilometerpauschale

Folgende Kilometerpauschalen akzeptiert das Finanzamt anstandslos und ohne Nachweis:

• Auto: 0,30 Euro je Fahrtkilometer
• Motorrad oder Moped: 0,20 Euro je Fahrtkilometer

Tats�chliche Kosten berechnen

Will der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber oder vom Finanzamt die tats�chlichen Kosten seiner Dienstfahrten ersetzt haben, berechnet er zun�chst die Gesamtkosten seines Fahrzeugs. Wichtig: Bei der Berechnung des Wertverlustes muss der Arbeitnehmer eine Nutzungsdauer von sechs Jahren zugrunde legen. Er kann also 16,66 % des Kaufpreises als Wertverlust anrechnen.

Achtung! Diese Kosten m�ssen nachgewiesen werden. Das macht die Sache auch f�r den Arbeitnehmer aufwendig.

Von diesen Gesamtkosten kann der Arbeitnehmer

• den Anteil der Dienstfahrten ansetzen - entsprechend dem Anteil der Dienstfahrten an der Gesamtfahrleistung.
• eine individuelle Kilometerpauschale ansetzen, die er aus den Gesamtkosten geteilt durch die Gesamtfahrleistung eines Jahres ermittelt.

In beiden F�llen m�ssen Dienstfahrten anhand eines Fahrtenbuchs nachgewiesen werden. Mit den Pauschalen werden grunds�tzlich alle mit dem Betrieb eines Fahrzeugs verbundenen Aufwendungen abgedeckt (beispielsweise Aufwendungen f�r eine Garage, Kreditzinsen, Reifen, Fahrzeugpflege). Weiterhin decken diese Pauschalen auch Kosten bez�glich Parkgeb�hren, sowie die Aufwendungen f�r Fahrzeug-Versicherungen.

Neben den Kilometers�tzen k�nnen auch nicht vorhersehbare Kosten, die w�hrend einer Dienstfahrt eines Arbeitnehmers mit dem eigenen Personenkraftwagen entstanden sind, steuerfrei erstattet werden. Hierzu geh�ren Aufwendungen zur Beseitigung von Unfallsch�den, Aufwendungen infolge eines Schadens durch Fahrzeugdiebstahl.

Fahrtkostenabrechnung

In der Regel wird ein Unternehmen ein standardisiertes Formular zur Fahrtkostenabrechnung f�r seine Mitarbeiter bereit halten. Eine Fahrtkostenabrechnung sollte die folgenden Angaben enthalten:

• Grund/Anlass der Reise
• Reisedatum
• genutztes Verkehrsmittel
• gefahrene Kilometer bzw. 
• Gesamtkosten
• ggf. Nachweis der Belege bei Nutzung �ffentlicher Verkehrsmittel 
• Name des Fahrers
• Bankverbindung des Antragstellers
• Datum des Antrags auf Fahrtkostenerstattung
• Unterschrift des Antragstellers

Fragen und Antworten

• Wegen unregelm��iger Arbeitszeiten fahre ich oft zwischendurch noch einmal nach Hause und habe daher den doppelten Arbeitsweg. Kann ich dann auch die doppelte Pendlerpauschale absetzen oder vom Arbeitgeber ersetzen lassen?
  Nein. Die Pendlerpauschale ist eine Entfernungspauschale. Sie richtet sich nicht danach, wie oft ein Arbeitnehmer zwischen Wohnort und erster T�tigkeitsst�tte pendelt.
• Kann ich meine Fahrtkostenabrechnung auch nachtr�glich einreichen? Welche Frist gilt hier?
  In vielen Unternehmen gibt es dazu tarifvertragliche Regelungen. Allgemein gilt die Gesetzliche Verj�hrungsfrist von drei Jahren gem�� � 195 des B�rgerlichen Gesetzbuchs (BGB). F�r den �ffentlichen Dienst formuliert � 3 Bundesreisekostengesetz eine Frist von sechs Monaten, in der die Fahrtkostenabrechnung vorliegen muss.

letzte Änderung W.V.R. am 12.01.2022
Autor(en):  Wolff von Rechenberg
Quelle:  Rechnungswesen-Portal.de, Dejure.org, Lohnsteuerhilfeverein Vereinigte Lohnsteuerhilfe e.V.
Bild:  Bildagentur PantherMedia / Birgit Reitz-Hofmann

Autor:in

	Herr Wolff von Rechenberg Wolff von Rechenberg betreut als Redakteur die Fachportale der reimus.NET sowie das Controlling-Journal. Der gelernte Zeitungsredakteur arbeitete als Wirtschafts- und Verbraucherjournalist f�r verschiedene Onlinemedien und versorgt seit 2012 die Fachportale der reimus.NET mit News und Fachartikeln.
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