Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie sie im Team eine Excel-Datei freigeben und anschließend gemeinsam bearbeiten können. Denn wenn Sie eine Arbeitsmappe gleichzeitig von mehreren Excel-Anwendungen aus öffnen wollen, können Anwender die Mappe normalerweise nur schreibgeschützt öffnen, wie Sie in der folgenden Abbildung erkennen können:
Eine Excel freigeben für mehrere Benutzer: So funktioniert‘s
Wenn Sie möchten, dass mehrere Anwender eine Excel-Arbeitsmappe gemeinsam bearbeiten und außerdem Änderungen vornehmen können, gehen Sie folgendermaßen vor:
Öffnen Sie die Arbeitsmappe.
Excel 2013: Klicken Sie das Register ÜBERPRÜFEN an. Dort befindet sich der Befehl ARBEITSMAPPE FREIGEBEN. Wenn Sie Excel 2007 oder Excel 2010 verwenden, müssen Sie im Register ÜBERPRÜFEN zunächst ÄNDERUNGEN und dann ARBEITSMAPPE FREIGEBEN anklicken. Sollten Sie Excel bis einschließlich Version 2003 verwenden, rufen Sie im Menü EXTRAS den Befehl ARBEITSMAPPE FREIGEBEN auf.
In allen Versionen zeigt Excel ein Dialogfenster an. Aktivieren Sie das Register STATUS.
Klicken Sie die Schaltfläche BEARBEITEN VON MEHREREN BENUTZERN ZULASSEN ... an.
Im zweiten Register WEITERE können Sie zusätzliche Einstellungen vornehmen, z.B. die Nachverfolgung von Änderungen, welche auf 30 Tage voreingestellt sind. Außerdem können Sie hier entscheiden, wie Sie auf widersprüchliche Änderungen verschiedener Anwender reagieren wollen – voreingestellt ist „manuell“.
Klicken Sie auf die OK-Schaltfläche.
Die Arbeitsmappe muss nun erneut gespeichert werden.
Öffnen Sie die Mappe nun durch alle Anwender.
Anleitungsvideo: Microsoft Excel: Datei für Teamarbeit freigeben und gemeinsam bearbeiten
Eine Excel gleichzeitig bearbeiten in wenigen Schritten
Nun können verschiedene Benutzer diese Excel gleichzeitig bearbeiten und Änderungen abspeichern. Letztere können Sie sich ganz einfach anzeigen lassen:
Klicken Sie im Register ÜBERPRÜFEN zunächst den Befehl ÄNDERUNGEN NACHVERFOLGEN und dann ÄNDERUNGEN HERVORHEBEN an.
Es öffnet sich nun ein Dialogfenster, in dem Sie nun einschränken können, welche Änderungen Sie angezeigt bekommen möchten.
Neben eines Änderungsverlaufes, welches Excel erzeugt, werden nun alle Änderungen in der Excel-Arbeitsmappe farblich hervorgehoben. Sobald die Datei allerdings gespeichert wird, verschwinden sowohl die farbliche Markierung als auch der Änderungsverlauf.
Bei der gemeinsamen Bearbeitung in Excel Änderungen annehmen oder ablehnen
Beim Abspeichern oder Schließen der Arbeitsmappe führt Excel die Änderungen aller Anwender zusammen. Wenn sich dabei Konflikte ergeben (zwei Anwender haben dieselbe Zelle unterschiedliche verändert), fragt Excel über Dialogfenster nach, welche der Änderungen übernommen werden sollen.
Dies können Sie aber auch manuell erledigen. Hierfür müssen Sie lediglich über das Register ÜBERPRÜFEN auf den Befehl ÄNDERUNGEN NACHVERFOLGEN und dort ÄNDERUNGEN ANNEHMEN/ABLEHNEN auswählen. Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie für jede Änderung entscheiden können, ob Sie diese annehmen oder ablehnen wollen.
Sollten Sie die Änderungen der anderen Benutzer ablehnen, wird dieses auch im Änderungsverlauf angezeigt.
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Arbeitsmappe freigeben
Excel bietet die Möglichkeit, dass mehrere Benutzung gleichzeitig eine Excel-Arbeitsmappe bearbeiten können.
Wie das geht und was zu beachten ist, finden Sie in diesem Tipp.
Arbeitsmappe freigeben
So gehen Sie vor, wenn Sie eine Arbeitsmappe freigeben möchten:
1. Excel-Datei öffnen
2. Klicken Sie auf Register "Überprüfen"
3. Wählen Sie den Eintrag "Arbeitsmappe freigeben"
4. Aktivierungen Sie im Dialog das Kontrollkästchen "Bearbeitung von mehreren Benutzern ..." und bestätigen Sie die Schaltfläche "OK"
Hinweis: Über den Register "Weitere" können zusätzliche Einstellungen vorgenommen werden.
Einschränkungen mit freigegebenen Arbeitsmappen
Folgende Punkte sind bei freigegebenen Arbeitsmappen zu beachten:
XML-Formatierungen
Enthält die Excel-Arbeitsmappe XML-Formatierungen (Bsp. Vordefinierte Formatvorlagen unter dem Menüpunkt "Als Tabelle formatieren", etc.) kann die Excel-Arbeitsmappe nicht freigegeben werden. Solche XML-Formatierungen müssen also entfernt werden, bevor eine Freigabe überhaupt möglich ist.
Arbeitsblätter
Das Löschen von Tabellenblättern ist nicht möglich. Der Blattschutz oder der Arbeitsmappenschutz lässt sich nicht aktivieren.
Zell-Formatierungen
Es gibt auch einige Einscrhänkungen in Bezug auf Formatierungen, so sind neue bedingte Formatierungen nicht möglich.
Pivot-Tabellen
Achtung: Bestehende Pivottabellen werden in normalen Tabellen umgewandelt!
Auch können keine neuen Pivot-Tabellen erstellt werden.
Es existieren zudem noch zahlreiche weiter Einschränkungen mit freigegebenen Arbeitsmappen. Der Multiuser-Zugriff auf Excel-Dateien ist somit wohl möglich, aber aufgrund der diversen Einschränkungen mit Vorsicht zu geniessen.
Probleme mit freigegebenen Arbeitsmappen
Scrollen in freigegebenen Arbeitsmappen nicht möglich
Problem: In teils freigegebenen Arbeitsmappen lässt sich nicht mehr vertikal scrollen.
Lösung: Dies liegt meistens an der enthaltenen Fensterfixierung, kombiniert evtl. mit integriertem Autofilter. Unter Register Ansicht - "Fenster fixieren" kann die Fensterfixierung aufgehoben und wieder gesetzt werden.
Unterschiedliche Ansichten pro Benutzer
Problem: Beim Öffnen der Excel-Datei erhält jeder Benutzer eine andere Ansicht, d.h. Benutzer 1 sieht alle Zeilen, beim Benutzer 2 sind die ersten 4 Zeilen ausgeblendet, etc..
Lösung: Bei der Freigabe einer Arbeitsmappe ist standardmässig eingestellt, dass "Druckeinstellungen" und "Filtereinstellungen" pro Benutzer gespeichert werden. Enthält die freigegebenen Excel-Datei also einen Autofilter, wird pro Benutzer seine eigene Anischt gespeichert. Unter "Ansicht" - "Benutzerdefinierte Ansichten" können die bereits gespeicherten Ansichten aufgerufen und auch wieder gelöscht werden.
Um zu verhindern, dass benutzerdefinierte Ansichten gespeichert werden, kann bei der Freigabe der Arbeitsmappe unter "Überprüfen" - "Arbeitsmappe freigeben" - Register "Weitere" die Option "Filtereinstellung" deaktiviert werden.
Anzahl Zeichen in einer Zelle Arbeitsmappe freigeben ab Version 2016